TUTORIAL MYOB

Part 1 :

Memulai MYOB Accounting

Tutorial MYOB yang terdiri dari  Part 1 – Part 7, mari kita simak dengan seksama…

A. Sekilas Mengenai MYOB

1.  Apa itu MYOB ?

MYOB merupakan kepedekan dari Mind Your Own Business.  Yang digunakan sebagai aplikasi pengotomatisasian pembukuan yang mudah digunakan dan mampu menampilkan laporan keuangan secara lengkap, cepat dan akurat sehingga banyak di pakai para akuntan diberbagai bidang usaha.

2. Persiapan Data Awal.

Untuk mulai bekerja dengan MYOB, sebelumnya Anda harus menyiapkan data akuntansi perusahaan terlebih dahulu. Diantaranya sebagai berikut :

1. Informasi Umum Perusahaan

         Contoh :

Graha Motor didirikan tanggal 1  November 2005, adalah perusahaan dagang yang bergerak dibidang penjualan sepeda motor berbagai merek di Palembang.  Penjualan dilakukan secara tunai dan kredit.  Pada awal tahun 2007, Graha Motor akan menggunakan aplikasi MYOB guna mengefisiensikan pekerjaan karyawannya.

2. Neraca Saldo

        Contoh :

Daftar neraca saldo pada awal bulan Januari 2007, terdiri dari no akun, nama akun, dan saldo masing-masing akun.

Lihat pada tabel berikut :

3. Piutang Dagang

Data piutang dagang, terdiri dari kode pelanggan, nama pelanggan, alamat, syarat pembayaran dan saldo piutang masing-masing pelanggan. 
Perhatikan Contoh Tabel dibawah ini :

4. Hutang Dagang

Data hutang dagang, terdiri dari kode pemasok, nama pemasok, alamat, syarat pembayaran dan jumlah hutang ke masing-masing pemasok.

Perhatikan Contoh  Tabel dibawah ini :

5. Persediaan Barang Dagangan

Persediaan barang adalah barang yang dimiliki untuk dijual kembali.  Data persediaan barang dagangan terdiri dari kode, nama, harga jual, harga beli, stok awal dan saldo masing-masing barang.

Perhatikan Contoh Tabel dibawah ini :

B. Membuat Data Baru MYOB.

Sebelum Anda memindahkan data akuntansi perusahaan ke dalam aplikasi MYOB, terlebih dahulu Anda ikuti proses pembuatan data perusahaan baru melalui langkah sebagai berikut :

       1. Klik tombol Start pada taskbar.

      2. Klik All Programs > MYOB Accounting Plus v13 > + MYOB Accounting Plus v13+.

Lihat pada    gambar berikut ini :

Mengaktifkan MYOB melalui Tombol Start

3. Setelah jendela program MYOB Accounting tampil, pada layar akan muncul kotak dialog Welcome to MYOB Accounting.

Kotak Dialog Welcome to MYOB Accounting

Terdapat lima tombol akses pada kotak dialog Welcome to MYOB Accounting terdapat limatombol akses, yaitu :

a. Open your company file, tombol pilihan ini untuk membuaka data myob (file.DAT) yang telah ada.

b. Create new company file, tombol pilihan ini untuk membuat data perusahaan baru.

c. Explore the sample company, tombol pilihan ini untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan    myob.

d. What’s New in this version, tombol pilihan ini untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, berisi informasi mengenai beberapa fasilitas (fitur) baru pada MYOB Accounting plus v13.

e. Exit MYOb Accounting, tombol pilihan ini untuk mengakhiri pemakaian program  myob.

4. Untuk membuat data perusahaan baru, Anda klik tombol Create new company file. Akan tampil kotak dialog New Company File Assistant yang berisi teks introduction (pengenalan). Klik tombol Next. Lihat pada gambar dibawah ini :

Kotak Dialog New Company File Assitant

5. Anda masukkan data perusahaan pada wizard Company Information ini.

Mengisi Data Perusahaan

Perhatikan kembali Tabel Neraca Saldo, isi data perusahaan sesuai dengan Gambar diatas.
Jika selesai Anda klik tombol Next untuk melanjutkan.

6. Setelah itu wizard Accounting Information akan tampil.

      Contoh :

Anda isi ketentuan periode akuntansi untuk Graha Motor, dimulai dari Current Financial Year (tahun tutup buku)  : 2007, Last Month of Financial Year (bulan tutup buku) : December, Conversion Month (bulan awal buku) : January, dan terakhir Number of Accounting Periods (periode bulan dalam satu tahun ) : Twelve. Kemudian klik Next.

Lihat Gambar di bawah ini :

Mengisi Periode Akuntansi

7. Akan tampil informasi periode akuntansi sesuai dengan pengaturan yang telah Anda lakukan sebelumnya. Kemudian klik tombol  Next (jika ternyata ada kesalahan klik tombol Back untuk memperbaikinya).

Lihat Gambar di bawah ini :

Informasi Periode Akuntansi

8. Selanjutnya pada wizard Accounts List. Anda akan memilih cara pembuatan daftar akun yang diinginkan, ada tiga pilihan diantaranya :

• I would like to start with one of the last provided by MYOB Accounting. Artinya Anda akan menggunakan akun yang disediakan oleh myob.
• I would like to import a list of account provided by my accountant after I’m done creating my company file. Tombol pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar akun yang Anda miliki.
• I would like to build my own accounts list once I begin using MYOB.  Tombol pilihan ini digunakan apabila Anda ingin membuat sendiri daftar akun pada myob.

Anda klik opsi pertama, kemudian klik tombol Next. Lihat pada gambar dibawah ini :

Memilih Cara Pembuatan Daftar Akun

9. Langkah berikutnya Anda akan menentukan jenis usaha Anda. Pada bagian Industry Classification, Anda pilih All untuk menampilkan semua kelompok usaha.

10. Lalu pada bagian Type of Business klik panah drop down. Akan tampil kotak dialog Select From List, pilih tipe usaha yang dijalankan. Klik Retail Business, Other, lalu klik Use Business Type. Lihat pada gambar dibawah ini :

Menentukan Tipe Usaha

11. Perhatikan gambar diatas, pada bagian Accounts List akan ditampilkan daftar akun sesuai dengan jenis atau tipe usaha yang telah ditentukan sebelumnya.  Untuk lanjut ke tahap berikutnya klik tombol Next.

12. Berikutnya pada wizard Company File yang memberitahukan posisi file akan di simpan, standarnya myob akan menetapkan alamat file pada C:\myob13\Graha Motor. Klik tombol Next (jika Anda ingin merubah posisi penyimpanan file, klik tombol Change lalu tentukan drive atau folder dimana file akan disimpan berikut dengan nama filenya). Lihat pada gambar dibawah ini :

Posisi Penyimpanan file

13. Proses pembuatan file perusahaan baru akan diproses. Lihat pada gambar dibawah ini :

Proses pembuatan file perusahaan baru

14. Berikutnya akan tampil informasi Congratulations! Artinya proses pembuatan file sukses, untuk masuk ke menu utama MYOB, klik tombol Command Centre. Lihat pada gambar dibawah ini :

File Baru Sukses, Klik Command Centre

Jendela Command Centre

C. Mengenal Areal Kerja MYOB.

Area Kerja MYOB Accounting Plus v13.

Perhatikan gambar di atas, sebelum melanjutkan ke tahap pemindahan data perusahaan ke myob ada baiknya Anda mengetahui nama dan fungsi dari masing-masing area kerja pada myob accounting v13.

1. Baris judul : menampilkan nama file yang sedang aktif.

2. Baris menu : Berisi 8 kelompok menu pilihan untuk mengakses perintah, submenu dan kotak dialog.

3. Nama modul dan MYOB help : Nama modul menampilkan modul aktif sedangkan MYOB help dilambangkan dengan symbol tanda Tanya (?) yang apabila di klik akan menghubungkan Anda dengan jendela MYOB Help yang menerangkan ikhtisar dan modul aktif.

Jendela MYOB Help.

4. Modul Command Centre : Terdiri dari 8 modul, yang merupakan pembagian dari kegiatan akuntansi.

5. Command Buton : Merupakan bagan alur transaksi modul aktif.

6. Command panel : Berisi 4 kelompok menu yang dapat mengakses perintah dan menampilkan hasil pengolahan data dari transaksi yang telah diinputkan. 

D. Mengakhiri MYOB.

Untuk mengakhiri program MYOB Accounting, ikuti langkah-langkah berikut ini :

1. Klik menu File > Exit.

2. Kotak konfirmasi MYOB Accounting ditampilkan dan bertanya apakah data Anda ingin disalin  kembali (backup), jika ya klik tombol yes.

Kontak Konfirmasi MYOB Accounting.

3. Selanjutnya pada bagian Myob Company Fil backup, tandai opsi Backup All data dan check company file for errors. Lalu klik tombol Continue.  Lihat pada gambar dibawah ini
:

 MYOB Company File Backup

4. Proses pemeriksaan kesalahan sedang dilakukan, setelah selesai akan tampil kotak konfirmasi yang memberitahukan bahwa tidak terjadi kesalahan pada data Anda. Klik Ok.

Tidak ada kesalahan pada data

5. Selanjutnya akan tampilkotadialog Backup, ketik nama file backup misal Graha Motor1 pada bagian name, lalu klik tombol Save.

Kotak Dialog Backup

7. Proses backup dilakukan, setelah selesai aplikasi MYOB akan langsung tertutup. 

 selanjutnya…….sabar dulu