Langkah Prosedur Penerimaan Cek Yang Aman

Langkah Prosedur Penerimaan Cek

Yang Aman

Bagi akuntan publik, memeriksa kehandalan sistim pengendalian perusahaan auditee mungkin menjadi tantangan tersendiri. Bagi akuntan yang bekerja di perusahaan, merancang sekaligus menerapkan sistim pengendalian yang prudent jauh lebih sulit lagi. Termasuk pengendalian untuk penerimaan cek dari pelanggan. Diperlukan implementasi prosedur yang bukan saja bisa menghasilkan laporan keuangan dengan angka-angka akurat, tetapi sekaligus mencegah potensi risiko kerugian—akibat kesalahan atau penyelewengan yang bisa terjadi di sepanjang proses transaksi penerimaan cek.
Disamping karakter dasar—dimana kas selalu tidak aman, kasus penyelewengan cek lebih banyak disebabkan oleh ketiadaan prosedur penerimaan cek yang memadai, sehingga celah penyelewengan menjadi semakin terbuka. Di lingkungan perusahaan berskala kecil dan menengah, kejadian penyelewengan cek bukan sesuatu yang aneh. Sudah jamak terjadi dan masih terus berlangsung. Mengapa?

• Pertama, sampai saat ini kita masih banyak menggunakan alat pembayaran berupa cek. Meskipun lebih banyak menggunakan transfer untuk pembayaran ke supplier, tetap saja masih banyak pelanggan yang membayar dengan cek—terutama pelanggan perorangan atau perusahaan kecil.
• Kedua, proses pembayaran (masuk dan keluar) masih dilakukan secara manual. Meskipun perusahaan sudah menggunakan software akuntansi—untuk pencatatan dan pengolahan data, proses pembayaran kebanyakan masih manual (fisik cek diterima lalu disetorkan ke bank, atau cek ditulis lalu diserahkan ke vendor).
• Ketiga, sistim pengendalian yang memadai tidak tersedia. Disamping karena keterbatasan jumlah pegawai, ketiadaan pengendalian intern lebih banyak disebabkan oleh keterbatasan pengetahuan di wilayah ini.

Kondisi seperti ini berjalan begitu saja, sehingga perusahaan nyaris tidak terlindung dari berbagai risiko, terutama risiko yang berkaitan dengan penggunaan cek, dalam hal ini.
Jika anda adalah orang yang bertanggungjawab untuk pengawasi proses transaksi pembayaran dan berada di lingkungan seperti yang yang sebutkan di atas, mungkin anda bisa mencoba enam langkah sistim pengendalian penerimaan cek berikut ini:

Langkah-1. Alihkan Rute Penerimaan Cek

Langkah awal sistim pengendalian intern yang handal adalah: SISTIM PENERIMAAN-PENGELUARAN SATU PINTU. Sederhananya, apapun yang masuk dan keluar perusahaan (pelanggan, supplier, barang masuk, surat masuk, barang keluar, surat keluar, dll) harus melalui satu pintu. Sistim penerimaan dan pengeluaran satu pintu, lebih mudah diawasi jika dibandingkan dengan sistim multi-saluran.
Hal yang sama juga berlaku untuk sistim penerimaan cek. Jika selama ini cek dari luar langsung diterima oleh bagian accounting, pindahkan rutenya. Cek dari pelanggan (atau pihak lain) yang masuk, sebaiknya diterima oleh staf yang ada di front office terlebih dahulu. Jangan ijinkan staf penagihan (collection) menyetorkan cek langsung ke bagian accounting. Berikut ini adalah hal-hal yang harus dilakukan oleh staf front office ketika menerima cek:
a. Membuat Daftar Cek Masuk – Setiap surat masuk yang diterima oleh front office biasanya dicatat dalam sebuah buku (atau komputer) sebelum diserahkan ke si penerima. Berlakukan hal yang sama untuk penerimaan cek (baik yag dibawa oleh staf penagihan atau yang dikirimkan via post). Hanya saja, khusus penerimaan cek, front office perlu membuat daftar tersendiri (pisahkan daftar surat masuk), karena perlu mencantumkan nama pelanggan, nomor cek dan nilai nominal cek. Sebelum di serahkan ke accounting, daftar cek masuk di photocopy rangkap 2 terlebih dahulu (catatan: lembar aslinya diserahkan ke cash accountant, 1 copy diserahkan ke account receivable/piutang, dan satu copy lagi disimpan di front office).
b. Meng-endorse Cek dengan Stempel “Hanya Untuk Disetorkan” – Hal penting berikutnya yang harus dilakukan oleh pegawai front office adalah membubuhkan stempel: “Hanya Untuk Disetorkan Ke Rekening No. 235.xxxxxx” di bagian belakang lembar cek—sebelum diserahkan ke bagian accounting. Dengan stempel ini, pegawai di accounting hanya bisa menyetorkan cek tersebut ke rekening perusahaan (tidak bisa mencairkan maupun menyetorkan ke rekening lain).
c. Serahkan Cek ke Bagian Accounting – Jika lembar cek masuk cukup banyak, sebelum diserahkan ke accounting, staf front office perlu memastikan setiap cek sudah tercatat dengan benar di daftar cek masuk. Selanjutnya tinggal serahkan cek beserta lembar daftar cek ke bagian accounting. Lembar asli dan cek diserahkan ke cash accountant, 1 copy dierahkan ke accounts receivable accountant, dan lembar copy terakhir yang sudah diparaf oleh cash accountant disimpan di filing cabinet front office.
Catatan: Jika tidak ada staf front office, anda bisa meminta staf lain yang biasa menerima surat masuk untuk melakukan tugas yang sama, yang penting bukan pegawai accounting.

Langkah-2. Staf Accounts Receivable Mengkredit Akun Piutang

Berdasarkan daftar cek masuk yang diterima dari front office, staf A/R mengkredit saldo akun piutang—sesuai dengan nama pelanggan yang membayar, nomor invoice yang dibayar, dan nilai nominal yang tertera di daftar cek masuk—dengan mendebit akun “Deposit”. Contoh jurnalnya adalah sbb:
[Debit]. Deposit = xxx
[Kredit]. Piutang / Accounts Receivable = xxx

Langkah-3. Staf A/R Menerbitkan Accounts Receivable Statement

Diantara penerapan sistim pengendalian intern yang sudah diimplementasikan oleh klien saya, yang paling sering tidak ada adalah langkah yang ketiga ini. Bisa saya mengerti karena secara teori—dari masa perkuliahan dahulu—langkah ini memang tidak pernah ada. Tidak pernah masuk dalam buku-buku materi akuntansi manapun. Padahal langkah ini adalah salah satu kunci pengendalian penerimaan kas yang SUPER-PENTING, menurut pengalaman saya.
Mengapa super-penting? Karena bisa mendeteksi penyelewengan yang dilakukan oleh staf penagihan (collection).
Konkretnya, setelah saldo akun dikredit (dikurangi), staf A/R menerbitkan “Accounts Receivable Statement” yang dikirimkan ke masing-masing pelanggan yang ceknya baru diterima—yang berisi update saldo piutang setelah saldo dikredit (di cc ke: Cash Accountant, Chief Accountant dan Controller). Tentunya disertai ucapan:
“Terimakasih telah melakukan pembayaran atas invoice no. xxx sebesar Rp xxx. Terlampir: DAFTAR INVOICE tagihan yang belum terbayar”.
Dengan “Accounts Receivable Statement” yang diterbitkan, pelanggan bisa merespon apakah “setuju” atau “tidak setuju”. Jika tidak setuju, berarti ada kemungkinan pencatatan yang salah ATAU penyelewengan yang dilakukan oleh staf penagihan (collection). Tentu chief accountant dan Controller juga akan menerima CC balasan dari pelanggan. Selanjutnya chief accountant dan controller bisa melakukan investigasi lebih lanjut.

Langkah-4. Staf Kas/Cash Accountant Membandingkan Cek dengan Daftar Cek Masuk

Di meja lainnya, saat menerima cek dari front office, cash accountant membandingkan antara fisik cek yang diterima dengan daftar cek masuk, baris-demi-baris. Jika sudah benar, maka cash accountant perlu membubuhkan tanda paraf di lembar copy daftar cek masuk yang dibawa oleh staf front office—untuk di filekan di front office. Berikut adalah hal-hal yang harus dilakukan oleh cash accountant setelah menerima cek:
a. Rekonsiliasi Akun “Deposit” dan Cetak “Bukti Penerimaan Kas” – Begitu selesai memeriksa fisik cek yang diterima dari front office, staf A/R seharusnya sudah selesai mengkredit akun piutang dan mendebit akun “Deposit”. Yang harus dilakukan oleh cash accountant selanjutnya adalah membandingkan daftar cek masuk dengan akun deposit—untuk memastikan setiap fisik cek yang diterima telah berada di dalam sistem, dengan entry yang benar. Jika semuanya sudah masuk dengan benar, cash accountant bisa mencetak “Bukti Penerimaan Kas” dari akun deposit, untuk diarsipkan.
b. Hapus Saldo Deposit dan Serahkan Fisik Cek Ke Kasir – Jika waktunya memungkinkan untuk menyetorkan cek ke bank di hari yang sama (usahakan bisa), maka cash accountant bisa melakukan ‘penghapusan’ saldo “Deposit” dengan mendebit saldo “Kas Bank”. Contoh jurnal penghapusan saldo deposit adalah sbb:
[Debit]. Kas Bank = xxx
[Kredit]. Deposit = xxx
Selanjutnya fisik cek diserahkan ke kasir dengan meminta tanda paraf di atas lembar “Bukti Penerimaan Kas”.
Catatan: Jika tidak waktunya tidak memungkinkan untuk menyetorkan cek ke bank di hari yang sama, saldo “deposit” sebaiknya jangan dihapus dahulu. Tunggu hingga kasir menyetorkan cek ke bank. Tapi diusahakan (push) agar bisa dilakukan di hari yang sama.

Langkah-5. Kasir Menyetorkan Cek Ke Bank atau Simpan di Deposit Box

Sebelum membubuhkan tanda paraf di lembar “Bukti Penerimaan Kas” yang dibawa oleh Cash Accountant, kasir perlu membandingkannya dengan fisik cek. Jika sudah benar, idealnya, kasir langsung menyiapkan “Slip Setoran” untuk kemudian menyetorkan cek ke bank di hari yang sama.
Sekembalinya dari bank, kasir menyerahkan “Slip Setoran Tervalidasi” ke cash accountant untuk diarsipkan bersama-sama dengan “Bukti Penerimaan Kas’.
Jika waktunya tidak memungkinkan, untuk sementara, cek disimpan di dalam deposit box yang hanya bisa dibuka oleh kasir seorang. Keesokan harinya, penyetoran ke bank dilakukan dengan menempuh prosedur seperti di atas, tentunya cash accountant perlu menghapus saldo akun “deposit” terlebih dahulu (lihat langkah-4).

Langkah-6. Chief Accountant Melakukan Rekonsiliasi Kas

Di akhir hari kerja, chief accountant melakukan rekonsiliasi-rekonsiliasi atas semua transaksi yang terjadi di hari tersebut. Salah satunya adalah melaukan rekonsiliasi kas harian.
Langkah ini adalah langkah kunci akhir dari proses penerimaan pembayaran (baik itu yang berupa cek, tunai maupun transfer). Jika di sini lolos, maka kesalahan (atau lebih parahnya penyelewengan) akan lolos tanpa terdeteksi samasekali.
Konkretnya, chief accountant memeriksa semua akun terkait dengan penerimaan kas (mulai dari akun piutang/receivable, deposit, dan kas) guna memastikan bahwa penerimaan kas sudah tercatat dengan benar, akurat, dan tidak ada indikasi penyelewengan.
Catatan: Supaya bisa berjalan dengan efektif, langkah ini sebaiknya dilakukan oleh seseorang yang sudah menduduki management-level (jangan staf biasa). Disamping karena reksoniliasi ini memerlukan akses ke semua akun (yang otoritasnya hanya untuk management level), juga diperlukan orang yang memiliki wewenang yang cukup untuk mengintervensi semua staf yang terlibat dalam transaksi ini—memberi teguran jika ditemukan kesalahan, apalagi penyelewengan.

Bonus: Tambahan Sistim Pengendalian Penerimaan Cek

Ada begitu banyak lubang dan celah yang selalu bisa dimasuki oleh orang-orang yang memiliki niat buruk untuk melakukan penyelewengan. Entah itu dilakukan oleh pihak luar (pelanggan nakal misalnya) atau pegawai perusahaan itu sendiri.
Enam langkah sebelumnya adalah langkah prosedur dasar yang memang sudah cukup untuk melakukan pengendalian terhadap proses penerimaan cek dari pelanggan. Jika ingin lebih ketat lagi, anda bisa menerapkan beberapa hal di bawah ini, bersama-sama dengan keenam langkah di atas—sehingga kemungkinan kesalahan dan penyelwengan bisa lebih minimal lagi:

• Awasi Cek Yang Tidak Teraplikasi – “Tidak Teraplikasi” yang saya maksudkan di sini adalah cek-cek yang tidak menunjuk invoice tertentu. Misalnya: uang muka dari pelanggan, pembayaran atas penjualan barang bekas, penerimaan potongan kas, dan sejenisnya yang tidak bisa diaplikasikan ke invoice yang sudah ada di dalam sistem. Bisa dibilang ini “Cek Tak Bertuan” yang sangat rentan terhadap penyelewengan. Untuk cek seperti ini, staf A/R biasanya membuat invoice baru setelah cek masuk. Jika berniat buruk, bisa tidak dibuatkan invoice, ceknya diuangkan sendiri. Untuk itu perlu pengawasan yang ekstra-ketat. Sesekali periksa pergi ke front office, periksa daftar cek masuk dan bandingkan dengan sistem.
• Tindaklanjuti Check Tanpa Dana Yang Cukup, SEGERA – Cek dari pelanggan yang ditolak bank karena dananya tidak cukup, adalah sinyal buruk. Perlu ditindaklanjuti dengan serius. Tidak cukup hanya dengan “Hmmm…” ketika menerima laporan kasus seperti ini. Hubungi pelanggan, tanyakan mengapa bisa terjadi demikian. Bagian pemasaran dan shipping harus tahu mengenai hal ini karena, mungkin mereka perlu menunda pengiriman barang selanjutnya atau bahkan menghentikannya samasekali jika sering terjadi.

Secara keseluruhan, enam langkah prosedur dan tambahan di atas tidak saja mencegah potensi penyelewengan, tetapi sekaligus mencegah kesalahan-kesalahan pencatatan di dalam proses penerimaan cek dari pelanggan.
[quote]Langkah penting yang harus dilakukan untuk membuat sistim pengendalian intern berfungsi secara efektif adalah: MENGIMPLEMENTASIKANNYA SECARA KONSISTEN (bukan menjadikannya ‘dokumen-keramat’ yang hanya dikeluarkan ketika musim audit tiba).[/quote]
Tantangan terbesar dalam mengimplementasikan sistim control yang prudent adalah jumlah staf yang biasanya terbatas, khususnya di perusahaan-perusahaan berskala kecil hingga menengah. Dalam kondisi seperti ini, mereka yang bertanggungjawab atas sistim pengendalian intern, perlu mengawasi (konkretnya melihat) proses transaksi dari jarak yang sangat dekat. Sedikit saja lengah, maka risiko kehilangan sangat mudah terjadi dan tidak terdeteksi samasekali.
Dengan mengawasi dari jarak dekat, segala bentuk kesalahan, ketidak-konsistenan dan bentuk kejanggalan lainnya—yang bisa jadi merupakan sinyal penyelewengan—bisa tertangkap dengan segera. Sekaligus, bisa melakukan perubahan-perubahan prosedur yang diperlukan untuk mencegah kejadian yang sama terulang kembali, di masa-masa yang akan datang.
Dan, penerimaan cek hanya salah satu diantara banyaknya proses transaksi yang rentan terhadap kesalahan dan penyelewengan. Di lain kesempatan saya akan share prosedur pengendalian untuk proses-proses lainnya. Misalnya: penerbitan purchase order, penerimaan barang dari supplier hingga pembayaran utang. Atau sales order dari customer, shipping, billing, hingga penagihan ke pelanggan. Untuk sementara, jika ada saran dan masukan untuk memperkuat sistim pengendalian penerimaan kas, silahkan disampaikan di ruang komentar.
http://jurnalakuntansikeuangan.com/